독일에서 서류를 온라인으로 제출하는 경우가 점점 많아지고 있습니다.
제이클래식에서도 비자청, 대학, 우니어시스트 등 기관에 제출할 용도로 회원분들로부터 이메일로 서류를 받는 경우가 많은데요.
이 때 모든 서류는 대충 사진으로 찍으면 안되고 반듯이 스캔하여 제출해야 합니다.
의외로 많은 분들이 관청, 학교에 제출하는 서류 스캔본에 대한 이해를 잘 못 하거나 스캔 장치가 없어서 애를 먹으니 본 게시글을 참고하여 올바른 스캔본을 준비하시기 바랍니다.
독일생활 초반에는 스캔하는 것도 어려울 수 있으니, 독일 출국 전 한국에서 미리 올바른 스캔본을 저장하여 출국하실 것을 적극 추천합니다.
스캔을 하기 위한 원본서류는
1) 학교, 기관을 방문하여 직인 찍힌 원본을 직접 혹은 우편으로 받거나
2) 혹은 학교 홈페이지에서 직접 다운로드한 서류로 준비하셔야 합니다.
정부24, 주민센터 등에서 받은 서류는 국내에서는 원본으로 인정될 수도 있지만, 한글로 되어 있고 팩스본에 인지를 붙인 서류라서 독일의 각 기관에 제출하기 힘듭니다.
1. 스캔본의 올바른 예와 잘못된 예
1) 여권사본
2) 학력서류
2. 스캔하는 방법
스캐너나 복합기가 없을 경우 학교, 문구점, 복사집 등을 방문하여 스캔할 것을 추천합니다.
독일에서는 구글맵에서 집 혹은 학원주변 드럭스토어(ex. dm)나 copyshop을 찾으시면 됩니다.
학력서류는 위 사항을 주의하여 휴대폰으로 스캔하는 것도 가능하지만 여권은 완전히 펴지지 않아서 보기에 좋지 않으니 반드시 스캐너를 이용하세요.
제이클래식 독일본사 및 서울지사를 방문하여 서류를 스캔하는 것은 불가능합니다.
3. 스캔 시 주의사항 정리
여권이나 중요 서류를 스캔할 때, 품질을 높이고 문서의 가독성을 유지하기 위해 아래와 같은 주의사항을 반드시 준수해 주시기 바랍니다.
1) 모서리가 직각으로 정렬되도록 배치
스캔 시 문서의 모서리가 직각으로 나오도록 정확히 정렬해 주세요.
문서가 기울어지거나 비뚤어지지 않도록 스캐너에 맞게 반듯이 배치해야 합니다.
이는 스캔 후 추가 보정 작업을 줄이고 문서의 정식성 및 일관성을 높이는 데 필수적입니다.
2) 면이 직선으로 나오도록 배치
문서의 면이 스캐너의 가장자리에 직선으로 위치하도록 세심하게 정렬해 주세요.
문서가 구부러지거나 비뚤어지지 않도록 각 면이 똑바르게 나오게 함으로써 원본과 동일한 모양으로 스캔이 가능합니다.
3) 불필요한 물체나 배경이 포함되지 않도록 주의
스캔 시 문서 이외의 사물이나 배경이 포함되지 않도록 주의해 주세요.
여권 사진을 찍거나 모바일 기기로 스캔하는 경우, 배경에 불필요한 그림자나 물체가 나타나지 않게 하여 문서만 또렷하게 인식되도록 해야 합니다.
4) 문서의 평평한 상태 유지
여권이나 문서는 평평한 상태로 스캔해야 합니다.
종이가 구겨지거나 주름이 생기지 않도록 주의하고, 특히 여권 페이지는 단단한 표지로 인해 자연스럽게 펼쳐지지 않을 수 있으므로, 필요할 경우 손으로 살짝 눌러 표면이 평평하게 펴지도록 해 주세요.
5) 충분한 조명 사용
모바일 기기를 사용하여 스캔할 경우, 충분한 빛을 확보하여 문서에 그림자가 생기지 않도록 하세요.
직접 조명보다 은은한 조명이 적합하며, 강한 빛은 반사를 유발할 수 있으므로 피하는 것이 좋습니다.
6) 고해상도 설정
스캐너를 사용할 경우 300dpi 이상의 해상도로 스캔하여 문서 내 모든 글자와 이미지가 명확하게 보이도록 해야 합니다.
스마트폰을 이용하는 경우에도 초점을 정확히 맞추어, 스캔된 문서가 선명하게 나오도록 해 주세요.
여권처럼 완전히 펴기 힘든 서류는 스캐너를 이용해 주세요.
7) 스캔 후 필요하지 않은 영역 편집
스캔이 완료되면 필요 없는 가장자리를 잘라내어 문서의 직사각형 형태가 유지되도록 편집해 주세요.
대부분의 스캐너 소프트웨어와 스캔 앱에는 기본적인 편집 기능이 포함되어 있으니 이를 활용하여 문서의 형식이 정돈되도록 합니다.
8) 적절한 색상 모드 선택
여권과 같이 컬러 문서의 경우 색상이 원본과 동일하게 나타나도록 컬러 모드로 스캔해 주시고, 흑백 문서의 경우 흑백 모드를 사용하여 파일의 용량을 줄이는 것도 바람직합니다.
